MERANCANG SISTEM PENERJEMAHAN UNTUK ACARA SEMINAR/SIMPOSIUM/KONFERENSI INTERNASIONAL SEPERTI DI SIDANG PBB

Salah satu yang menjadi “momok” bagi sebagian dosen di Indonesia ketika mengikuti suatu acara seminar / workshop / konferensi internasional adalah persoalan bahasa. Acara-acara berskala internasional lazimnya menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa pengantarnya. Hal ini tentu menjadi suatu tantangan tersendiri bagi para dosen yang kurang / tidak memiliki kemampuan berbahasa inggris. Jikapun acaranya dilaksanakan di Indonesia, biasanya masih ada campuran bahasa Indonesianya. Namun bagaimana jika panitia hanya mengizinkan menggunakan bahasa inggris sebagai satu-satunya bahasa pengantar tanpa ada campuran bahasa Indonesia? Bagaimana agar para peserta tetap bisa mengikuti materi yang dijelaskan oleh narasumber walau menggunakan bahasa inggris?

Contoh tutorial Zello untuk alat penerjemahan di acara konferensi internasional (Foto : Dokumentasi Pribadi)

Minggu lalu saya baru saja menyelesaikan kontrak sebagai tim asistensi penyelenggaraan konferensi internasional di suatu perguruan tinggi negeri. Keberanian saya menerima tawaran kontrak ini didasari pengalaman saya dalam menyelenggarakan acara seminar, workshop, konferensi, pameran, dan simposium berskala internasional saat di Taiwan. Apalagi bentuk acaranya secara hibrid, hal ini tentu menjadi nilai lebih yang memberanikan saya untuk mengambil tawaran ini. Karena selama 2 tahun terakhir di saat pandemi, saya dan tim berjibaku berulangkali menyelenggarakan pameran lintas negara secara full virtual maupun secara hibrid.

Dari banyak tantangan yang harus saya selesaikan untuk gelaran konferensi internasional kali ini, salah satu yang cukup membuat saya harus berpikir cepat dan tepat adalah persoalan “gap” bahasa. Banyak para dosen yang menjadi peserta konferensi ini kurang dan bahkan ada yang tidak memiliki latar belakang kemampuan berbahasa inggris. Sehingga panitia mengkhawatirkan para peserta ini tidak mendapatkan intisari materi dari yang disampaikan oleh narasumber. Oleh karenanya, saya mencari cara agar permasalahan ini bisa diatasi.

Saya teringat ketika setahun yang lalu sebelum kembali ke Indonesia, saya diminta menjadi moderator untuk acara seminar yang diadakan oleh perwakilan Indonesia di Taiwan. Di acara tersebut, semua narasumber merupakan orang Taiwan yang dalam acara tersebut menggunakan bahasa mandarin. Para peserta diberikan fasilitas berupa alat penerjemah yang bentuknya seperti HP yang tersambung ke headset. Para peserta bisa mendengarkan terjemahan ke bahasa Indonesia melalui alat tersebut. Sayangnya alat seperti ini mahal harganya kalau harus beli. Pun jika harus sewa, saya tidak yakin di kota saya ada yang menyewakan. 

Maka, saya harus bisa mendesain sebuah sistem yang cara kerjanya sama dengan alat tersebut. Maka terpikirlah untuk menggunakan aplikasi Zello. Aplikasi ini sebenarnya adalah aplikasi untuk Walky Talky berbasiskan internet di ponsel pintar. Saya sendiri sudah cukup lama menggunakan aplikasi ini untuk berkoordinasi antar tim saya ketika menggarap suatu acara. Maka digunakanlah aplikasi Zello ini untuk membantu menyelesaikan persoalan gap bahasa.

Cara kerja sistem penerjemahan ini cukup sederhana. Saya menyiapkan satu orang penerjemah bahasa inggris yang mampu menerjemahkan secara cepat dan oral. Penerjemah ini tidak harus berada di lokasi acara. Kemarin bahkan penerjemah kami berlokasi di Serang - Banten, sedangkan acara berlangsung di salah satu kota di Sumatera. Dengan majunya teknologi internet, persoalan jarak bukan lagi sebuah hambatan. Tapi sebuah peluang agar persoalan yang ada bisa diselesaikan dengan cara yang sederhana dan mudah.

Bentuk alur sistem penerjemahan menggunakan aplikasi Zello

Kemudian penerjemah ini terhubung dengan Zoom yang didalamnya terdapat narasumber, baik itu narasumber yang berada di ruangan maupun narasumber online. Semuanya terhubung melalui Zoom. Saya membuat channel di Zello dengan nama kegiatan tersebut. Semua peserta kemudian saya wajibkan untuk menginstal aplikasi ini dan diminta bergabung ke channel tersebut. Lalu penerjemah juga gabung di channel tersebut. Di saat acara mulai dan pengisi acara berbicara menggunakan bahasa inggris di lokasi acara, penerjemah akan mendengarkannya melalui Zoom. Kemudian tiap 1 - 2 kalimat ia akan langsung menerjemahkannya dan mengucapkan terjemahan tersebut ke channel Zello yang telah disiapkan.

Semua peserta yang ingin mendengarkan terjemahan bahasa Indonesia tersebut tinggal membuka aplikasi Zello di ponsel pintarnya masing-masing lalu menuju ke channel acara. Para peserta ini akan langsung bisa mendengarkan suara penerjemah secara jelas. Mereka kami minta untuk menggunakan earphone / headset agar tidak mengganggu peserta yang lain. Dan penerjemahan ini berlangsung selama satu hari penuh. Sebenarnya para peserta bisa berkomunikasi dua arah, namun kami sengaja tidak memberitahu bahwa ketika tombol mic yang ada di tengah layar itu ditekan, mereka bisa berbicara dengan orang lain yang ada di channel tersebut. Ini sengaja kami lakukan agar para peserta tetap fokus menggunakan Zello hanya untuk mendengarkan suara terjemahan bahasa Indonesia dari si penerjemah.

Cara ini terbukti efektif, efisien, dan tidak memerlukan biaya. Kita bisa membandingkan antara alat terjemahan yang biasa kita lihat di acara-acara internasional seperti sidang PBB maupun ASEAN dengan aplikasi Zello dengan alat ponsel pintar masing-masing peserta. Kedua alat ini bekerja dengan prinsip yang sama, tujuan yang sama, namun sangat berbeda dari segi biayanya. Selain itu, alat penerjemahan yang asli biasanya menggunakan sistem jaringan radio. Sehingga penerjemah harus berada di lokasi acara. Berbeda dengan Zello yang menggunakan jaringan internet sehingga penerjemah bisa berada dimana saja, asal bisa terkoneksi dengan jaringan internet.

Awalnya ide saya ini ditanggapi sinis oleh beberapa orang. Wajar, karena ini bisa jadi pengalaman baru bagi mereka. Apalagi saya menawarkannya menggunakan aplikasi gratisan. Mereka psimis sistem ini akan efektif bekerja selama acara berlangsung. Namun di saat hari-H pelaksanaan acara, ada puluhan peserta yang hadir secara langsung di hotel yang meminta untuk diinstalkan aplikasi ini dan diajari cara pakainya. Selama satu hari acara, para peserta ini tidak lepas dari headset yang terhubung dengan ponsel pintar mereka masing-masing. Ini karena saya sudah briefing semua pengisi acara bahwa tidak ada dispensasi penggunaan bahasa Indonesia sedikitpun di acara ini agar marwah acara ini sebagai gelaran acara internasional tetap terjaga. Akan beda nuansanya jika suatu acara internasional tapi didalamnya masih digunakan bahasa Indonesia bercampur bahasa asing.

Di hari kedua, acara konferensi diisi dengan presentasi makalah dari para peserta dari dalam dan luar negeri. Semua menggunakan bahasa inggris. Saya yang duduk dibelakang layar menjadi show director, beberapa kali didatangi oleh para dosen ini. Mereka komplain karena Zello mereka kok tidak ada suara penerjemahnya lagi. Saya pun jelaskan bahwa fasilitasi penerjemah hanya untuk hari pertama saja, karena anggaran yang terbatas. Itupun diambil dari dana lain yang sisa, sebab di proposal tidak ada mata anggaran jasa penerjemah. Hal ini wajar saja, karena pengadaan fasilitas penerjemah semacam ini masih jarang digunakan di Indonesia.

—————————

Bagi bapak-ibu yang membutuhkan bantuan asistensi untuk penyelenggaraan seminar, konferensi, simposium, maupun pameran internasional berbasiskan internet maupun hibrid, kami siap membantu. Jasa kami meliputi : Perancangan kegiatan, pembuatan OCS / Open Conference System (repository khusus untuk prosiding / mirip dengan OJS), pembuatan website untuk acara, promosi berbayar di media sosial, promosi di portal-portal acara internasional, promosi menggunakan Email Blast ke akademisi-akademisi dunia, pembuatan Book of Abstract, Pembuatan Prosiding, Membantu proses pengarsipan digital, membuatkan alur untuk proses pendaftaran hingga pemberitahuan informasi, live streaming seperti tayangan di TV, menyediakan penerjemah, mencarikan narasumber dan membantu berkorespondensi, serta segala hal yang menyangkut penyelenggaraan kegiatan akademik berskala internasional. Silahkan kirimkan permohonan anda ke WA kami : 0895327055838 (Wufeng Creativa / Virtual Event Organizer). Kami siap membantu mensukseskan acara anda dengan biaya terjangkau.